Come fare per ottimizzare il nostro tempo in ufficio ed essere davvero produttivi

Qualche consiglio pratico (e drastico!) per produrre davvero senza disperdere tempo e energie.

 

A chi non piace perdere un po’ di tempo, vagare con la mente, aspettare senza far nulla che accada qualcosa di nuovo o sorprendente? Questa attività non è poi così deleteria, l’ozio non è solo il padre dei vizi ma anche delle idee migliori e della creatività, non saremo certo noi a suggerirvi di smettere di vagare con la mente!

Ma se vedete che questa attività sta prendendo troppo spazio nella vostra vita lavorativa ecco qualche regola per cercare di uscirne e per ottimizzare la vostra giornata:

• Smettetela con il multitasking (cioè il fare mille cose – male – contemporaneamente), e concentratevi su un’unica attività. La porterete a termine prima e meglio.
• Suddividete ogni attività corposa in tanti piccoli segmenti, in modo da dover raggiungere dei mini-obiettivi, uno di seguito all’altro. Un grande lavoro vi sembrerà molto più affrontabile in questo modo.
• Eliminate ogni fonte di distrazione. Anche le e-mail, gli sms, il telefono. Se dovete fare un lavoro concentratevi al massimo, se necessario chiudete a chiave la porta del vostro ufficio.
• Non consultate la mail continuamente, fissate due o tre momenti della giornata per il controllo della posta e non andate oltre. Non serve.
• Non rispondete per più di due volte a una e-mail, perché non è uno strumento di conversazione. Se avete bisogno di un confronto componete il numero e fate una telefonata. E’ molto più veloce e produttivo, ed evita i fraintendimenti.
• Organizzate un’agenda di priorità regolarmente, e consultatela a inizio giornata, per non perdere il filo dei vostri lavori. E’ inutile iniziare la giornata leggendo tutte le e-mail (anche quelle superflue) ma senza avere una vaga idea di quello che davvero dovete portare a termine.
• Fate una pausa dopo 60 – 90 minuti di lavoro, dedicate qualche minuto a fare una mini passeggiata, due chiacchiere con un collega, etc… Staccate la spina per qualche minuto, riuscirete a lavorare per più tempo durante il giorno e in modo più proficuo.

Lo sappiamo, sembrano indicazioni banali, ma le abbiamo provate su noi stessi e funzionano!